Idstein treibt Digitalisierung konsequent voran

Die Hochschulstadt Idstein hat ihre Digitalisierung in den vergangenen Jahren deutlich vorangetrieben. Von digitalen Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger über moderne Arbeitsprozesse innerhalb der Stadtverwaltung bis hin zu intelligenten Lösungen für die städtische Infrastruktur reicht inzwischen das Spektrum.

„Digitalisierung ist für uns kein Selbstzweck. Sie muss den Alltag der Menschen einfacher machen, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterstützen und dazu beitragen, dass die Stadtverwaltung auch in Zukunft leistungsfähig bleibt“, erklärt Bürgermeister Christian Herfurth. „Wir haben in den vergangenen Jahren bereits sehr viel erreicht. Gleichzeitig wissen wir, dass Digitalisierung kein Projekt mit einem Enddatum ist, sondern ein dauerhafter Veränderungsprozess.“

Immer mehr Dienstleistungen digital verfügbar

Besonders sichtbar wird die Entwicklung bei den Dienstleistungen für Bürgerinnen und Bürger. Mittlerweile stehen auf der städtischen Homepage knapp 50 Verwaltungsleistungen als digitale Antragsverfahren sowie zusätzlich knapp 50 digital ausfüllbare Formulare zur Verfügung.

Zu den inzwischen etablierten Angeboten gehören beispielsweise die Online-Terminvereinbarung im Bürgerbüro, der digitale Mängelmelder, die elektronische Wohnsitzanmeldung und die digitale Meldebescheinigung einschließlich elektronischer Bezahlmöglichkeiten. Auch der Antrag auf kommunale Klimaschutzförderung kann vollständig digital gestellt werden.

„Unser Ziel ist klar: Die Menschen sollen für möglichst viele Anliegen nicht mehr zwingend ins Rathaus kommen müssen“, so Herfurth. „Wer einen Verwaltungsservice digital erledigen möchte, soll dies möglichst einfach, sicher und unabhängig von Öffnungszeiten tun können. Gleichzeitig bleibt selbstverständlich der persönliche Kontakt für diejenigen erhalten, die ihn wünschen oder benötigen.“

Auch in anderen Bereichen hat die Stadt ihre digitalen Angebote erweitert. Dazu zählen unter anderem die Eltern-Kind-App der Kita-Verwaltung, digitale Angebote der Stadtbücherei, eine digitale Stadtführung über QR-Codes sowie moderne Informationsangebote wie Homepage, Newsletter und soziale Medien.

Der nächste große Schritt: die digitale Akte

Parallel zur Erweiterung der Bürgerservices verändert sich die Arbeit innerhalb der Stadtverwaltung grundlegend. Bereits heute werden unter anderem Rechnungen, Gremienarbeit, Gehaltsabrechnungen, Leistungserfassungen und zahlreiche Fachverfahren digital bearbeitet.

Ein besonders wichtiger nächster Schritt ist die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems. Nach einem intensiven Auswahlverfahren wurde im ersten Halbjahr 2026 ein neues System ausgewählt. In den Jahren 2026 und 2027 folgen Konfiguration, Testbetrieb und die schrittweise Einführung.

Damit werden künftig nicht nur elektronische Akten geführt. Vorgesehen sind auch digitale Arbeitsabläufe, ein digitaler Posteingang und integrierte Funktionen der Künstlichen Intelligenz. Der Start erfolgt zunächst im Hauptamt und bei den Stadtwerken; anschließend soll das System auf weitere Bereiche der Stadtverwaltung ausgeweitet werden.

„Das ist ein entscheidender Schritt, denn wirkliche Digitalisierung bedeutet nicht, einen Antrag online entgegenzunehmen und ihn anschließend auszudrucken“, betont Herfurth. „Unser Ziel sind durchgängige digitale Prozesse – vom Antrag der Bürgerinnen und Bürger bis zur abschließenden Bearbeitung innerhalb der Verwaltung.“

Künstliche Intelligenz verantwortungsvoll nutzen

Auch mit den Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz beschäftigt sich die Hochschulstadt Idstein bereits intensiv. Für den dienstlichen Umgang mit generativer KI wurde eine eigene Dienstanweisung geschaffen. Gleichzeitig wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit großen Sprachmodellen und KI-Anwendungen geschult.

„Künstliche Intelligenz wird die Arbeitswelt und auch die öffentliche Verwaltung verändern. Deshalb halte ich es für richtig, dass wir uns frühzeitig damit beschäftigen, Chancen nutzen und gleichzeitig klare Regeln für einen verantwortungsvollen Einsatz schaffen“, sagt Herfurth. Dabei gehe Digitalisierung weit über Technik hinaus. Workshops zum Veränderungsmanagement, neue Formen der Zusammenarbeit und eine moderne digitale Arbeitskultur seien ebenso wichtig wie neue Programme und Systeme.

Auf dem Weg zu „Smart Idstein“

Digitalisierung findet zudem zunehmend außerhalb des Rathauses statt. Digitale Parksysteme wie Parkster und EasyPark, das FreeFlow-System zur Kennzeichenerkennung, digitale Monitore in der Stadthalle, Photovoltaikanlagen, intelligente Thermostate und die digitale Erfassung von Energieverbräuchen sind Beispiele dafür.

Weitere Projekte befinden sich bereits in Vorbereitung. Dazu gehören Funkwasserzähler, digitale Bürgermonitore in Tourist-Information und Rathaus sowie weitere intelligente Informations- und Steuerungssysteme. Insbesondere datenbasierte Lösungen im Wassermanagement und bei der Steuerung kommunaler Infrastruktur sollen künftig helfen, Ressourcen effizienter einzusetzen und die Nachhaltigkeit zu verbessern.

Klare Strategie für die kommenden Jahre

Um die zahlreichen Projekte stärker miteinander zu verzahnen, hat eine verwaltungsinterne Arbeitsgruppe eine umfassende Digitalisierungsstrategie entwickelt. Sie umfasst die Bereiche „Digitales Idstein“, „Organisationskultur als Fundament der digitalen Transformation“ und die konkrete Umsetzung der Digitalisierungsstrategie. Diese soll künftig die Grundlage für die strategische Steuerung der weiteren Digitalisierung bilden.

Herfurth macht zugleich deutlich, dass Digitalisierung nicht automatisch kurzfristige Einsparungen bedeutet: „Wer eine Verwaltung nachhaltig digitalisieren will, muss zunächst investieren – in Technik, IT-Sicherheit, Organisation und vor allem in die Menschen, die mit den neuen Systemen arbeiten. Der Nutzen zeigt sich langfristig durch effizientere Prozesse, besseren Service und eine Verwaltung, die auch angesichts des Fachkräftemangels handlungsfähig bleibt.“

Für den Bürgermeister ist deshalb entscheidend, den eingeschlagenen Weg konsequent fortzusetzen: „Wir sind in Idstein bei der Digitalisierung schon ein gutes Stück vorangekommen. Darauf können wir aufbauen. Unser Anspruch ist eine moderne Stadtverwaltung, die persönlich erreichbar bleibt und gleichzeitig die Möglichkeiten der Digitalisierung konsequent nutzt. Am Ende muss der Maßstab immer derselbe sein: Digitalisierung muss einen spürbaren Mehrwert für unsere Bürgerinnen und Bürger und für die Arbeit unserer Verwaltung schaffen.“